Privacyverklaring medewerkers

Welke persoonsgegevens gebruiken wij van jou?

Je bent sollicitant
We hebben gegevens nodig om te kunnen beoordelen of je geschikt bent voor de functie.

• Je achternaam, voornamen, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en je e-mailadres
• Gegevens die op je CV staan en door jou zijn verstrekt

Je bent medewerker of stagiaire
We hebben gegevens o.a. nodig om een contract of stageovereenkomst op te stellen, je salaris te kunnen betalen en een personeelsadministratie te kunnen voeren.

• Voornaam en -letters, roepnaam, achternaam, adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres
• Geslacht
• Burgerlijke staat
• Geboorteplaats en geboortedatum
• Kopie legitimatiebewijs (niet ingeval van personeel niet in loondienst, pnil)
• Bankrekeningnummer
• pensioengegevens
• BIG-registratie of SKJ-registratie (indien van toepassing)
• Hepatitis B-vaccinatie (indien van toepassing)
• Verklaring Omtrent het Gedrag VOG
• Premiemogelijkheden (indien van toepassing)
• Salarisstroken en jaaropgaven
• Verslagen van functioneringsgesprekken
• Ziekteverzuimregistratie, voor zover wettelijk vereist
• Relevante diploma’s
• Leerlingen: jaaroverzichten deelwaarnemingen en evaluaties (in het kader van subsidies)
• Handtekening voogd bij leeftijd van 15 jaar (vakantiewerk)
• Gegevens/correspondenties over het functioneren

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig of wettelijk verplicht is. Gegevens van sollicitanten worden 4 weken na afwijzing verwijdert, mits er toestemming is deze langer te bewaren tot maximaal 1 jaar. Gegevens van stagiaires en medewerkers bewaren we volgens de volgende wettelijke regels:

• Financiële administratie en hierbij horende gegevens: gedurende een periode van 7 jaar
• Loonbelastingverklaring: gedurende 5 jaar na uitdiensttreding
• Kopie identiteitsbewijs werknemer: gedurende 5 jaar na uitdiensttreding
• VOG: 2 jaar na uitdiensttreding

Een compleet overzicht is op te vragen bij de privacy officer.

Met wie delen we jouw gegevens?

In sommige gevallen is het nodig om gegevens te delen met een bijvoorbeeld een bedrijfsarts en / of arbo arts, een pensioenfonds en de belastingdienst. Of met school in het geval van een stagiaire. Ouder/voogd in geval 15-jarige. Met deze derden sluiten wij, indien nodig, een overeenkomst af en maken afspraken over de wijze waarop er met jou gegevens moet worden omgegaan.

Foto en video

Soms worden er foto- of videobeelden gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld een onderdeel zijn van een activiteit of instructie. We vertellen je altijd eerst waar de beelden voor gebruikt worden en vragen je ook altijd om toestemming. Je mag altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven toestemming in te trekken.

Wie mag jouw gegevens bekijken?

Alleen de medewerkers van Lunet die het nodig hebben om hun werk te kunnen doen, kunnen jouw gegevens bekijken. De meeste medewerkers hebben beperkte toegang. Dat betekent dat zij niet alle informatie uit jouw dossier kunnen bekijken. Deze medewerkers kunnen jouw dossier zien of een gedeelte daarvan:

• Jouw leidinggevende
• Medewerkers personeels- en salarisadministratie

 
Welke rechten heb je

• Je mag vragen welke informatie we van je gebruiken en waarom we dat doen
• Je mag weten wie jouw dossier mag bekijken
• Je mag je dossier inzien of laten kopiëren
• Je mag gegevens in je dossier laten aanpassen als ze niet kloppen
• Je mag vragen om jouw gegevens over te dragen aan een andere organisatie
• Je mag vragen om bepaalde gegevens te verwijderen

Je kunt deze vragen stellen aan de privacy officer via mail privacy@lunet.nl

Wil je meer weten over de regels?

Voor het omgaan met persoonsgegevens bestaan wettelijke regels. Deze wet heet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Heb je een vraag?

Wanneer je niet kunt vinden wat je zoekt, kun je altijd vragen stellen aan je leidinggevende of de Privacy Officer door een mail te sturen naar privacy@lunet.nl. Ook kun je contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming via fg@lunet.nl. Deze functionaris is onafhankelijk en kijkt of Lunet zich houdt aan de privacy wet.

Heb je een klacht?

Als je een klacht hebt over het omgaan met jouw gegevens, kun je het beste eerst contact opnemen met je leidinggevende. Kom je er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de klachtencommissie klachtencommissie@lunet.nl.

Je kunt ten slotte ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteit persoonsgegevens.nl) Zij zijn onafhankelijk van Lunet en kijken of Lunet zich houdt aan de regels over privacy.