Privacyverklaring vrijwilliger

Jouw privacy is belangrijk voor ons

Bij Lunet vinden we jouw privacy belangrijk. Als je bij ons werkt, stageloopt, vrijwilliger bent of solliciteert, dan hebben we jouw gegevens nodig. Denk aan je naam, adres of salaris. We gebruiken je gegevens alleen als dat echt nodig is. En we houden ons aan de privacywet (AVG).

Waarom gebruiken we jouw gegevens?

We gebruiken je gegevens alleen als dat mag volgens de wet. Dit zijn de belangrijkste redenen:

1. We hebben een contract met jou
Bijvoorbeeld als je werkt of stage loopt bij Lunet.

2. We moeten ons aan de wet houden.

Bijvoorbeeld:

• Om je ziek- of betermelding te verwerken.
• Voor loonheffing of belasting.
• Om risico's op je werk goed te regelen.

3. We hebben een belang als organisatie Bijvoorbeeld:

• Voor goede communicatie en personeelsplanning.
• Om eigendommen of personen te beschermen.

4. Jij geeft ons toestemming.

Bijvoorbeeld als we een foto of video van je willen maken. We vragen dan eerst duidelijk of je dat goed vindt. Je mag ook ‘nee’ zeggen of je toestemming later intrekken.

Welke gegevens gebruiken we?

Dit hangt af van wie je bent bij Lunet:

Als je solliciteert:

• Naam, geslacht en geboortedatum.
• Adres en contactgegevens.
• Informatie uit je cv en sollicitatiebrief.

Als je werkt of stageloopt:

• Naam, geboortedatum, geslacht, adres en contact.
• Kopie ID (soms).
• Bankrekeningnummer en pensioengegevens (als dat nodig is).
• Informatie over opleidingen, diploma’s en registratie.
• VOG (Verklaring Omtrent Gedrag).
• Gegevens over ziekte (als de wet dat vereist).
• Functioneringsgesprekken.
• Salarisgegevens.
• Informatie over subsidies of premiekortingen.
• Handtekening van je ouder of verzorger (als je jonger dan 16 bent en vakantiewerk doet).

Als je vrijwilliger bent:

• Naam, geboortedatum, adres en contactgegevens.
• Bankrekeningnummer.
• VOG.
• BSN (als dat verplicht is).

Met wie delen we jouw gegevens?

We delen je gegevens alleen als dat echt nodig is. Bijvoorbeeld met:

• De bedrijfsarts.
• De belastingdienst.
• Pensioenfonds.
• Je school (bij een stage).
• Ouders/verzorgers (als je minderjarig bent).

We sluiten altijd een goede afspraak (verwerkersovereenkomst) met deze partijen. Binnen Lunet mogen alleen medewerkers die dat nodig hebben jouw gegevens bekijken.

Voor vrijwilligers:
We gebruiken alleen jouw persoonsgegevens als dat echt nodig is. Bijvoorbeeld voor onze administratie of om contact met je op te nemen.

We delen jouw gegevens niet met anderen, behalve als dat moet volgens de wet, of als jij daar toestemming voor hebt gegeven.

Bij Lunet mogen alleen medewerkers die daar toestemming voor hebben jouw gegevens bekijken. Dat mag alleen als ze die gegevens nodig hebben om hun werk goed te doen.

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

• Sollicitanten: max. 4 weken (of 1 jaar met toestemming).
• Financiële gegevens: 7 jaar.
• Loonbelastingverklaring en kopie ID: 5 jaar.
• VOG: 2 jaar.
• Overige gegevens: zolang de wet dat verplicht of zolang we het nodig hebben.

Je kunt een volledig overzicht opvragen bij de Privacy Officer.

Wie mag jouw gegevens zien?

Alleen medewerkers van Lunet die jouw gegevens nodig hebben voor hun werk:

• Je leidinggevende.
• HR (Mens & Ontwikkeling).
• Salarisadministratie.
• Medewerkers op jouw werkplek.

Hoe beschermen we jouw gegevens?

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen. Zo zorgen we dat je gegevens veilig zijn. We volgen hierbij de wetten en regels voor informatiebeveiliging in de zorg (zoals NEN 7510) en de regel voor digitale veiligheid (NIS2).

Besluiten we iets automatisch over jou?

Nee. Er zijn geen geautomatiseerde systemen bij Lunet die zonder menselijk toezicht beslissingen nemen over jou.

Camerabewaking

Op onze locatie hangen beveiligingscamera’s. Die gebruiken we om schade, diefstal of ander ongewenst gedrag vast te leggen en zo een veilige omgeving te bieden.

Beelden bewaren we maximaal 4 weken, tenzij er een incident is. Alleen bevoegde medewerkers mogen de beelden bekijken.

U kunt contact met ons opnemen als u wilt weten of u op beeld staat. U kunt de beelden alleen bekijken als daar een goede reden voor is, bijvoorbeeld bij een incident waarbij u zelf betrokken bent.

Wat zijn jouw rechten?

Je hebt recht op:

• Inzage in je gegevens.
• Je gegevens laten aanpassen of verwijderen.
• Weten waarom we gegevens gebruiken.
• Bezwaar maken tegen het gebruik.
• Je gegevens meenemen naar een andere organisatie.
• Je toestemming intrekken als je die eerder gaf.

Vragen of klachten?

Heb je een vraag? Neem contact op met je begeleider of mail naar privacy@lunet.nl.

Heb je een klacht? Bespreek het met je begeleider of mail naar clientvertrouwenspersoon@lunet.nl. Komen jullie er niet uit, dan kun je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Veranderingen in dit privacyreglement

Als wij iets aanpassen in dit reglement, melden we dat op onze website. Wijzigingen gaan 4 weken nadat ze op de website staan in.

Inwerkingtreding

Dit reglement is met ingang van 28 augustus 2025 in werking getreden.